Der Karlsruher Pass – Ein Praxisbeispiel für gelungene Software-Modernisierung

Gemeinsam mit dem jfbw (Jugendfreizeit- und Bildungswerk Karlsruhe) haben wir 2020 eine webbasierte Anwendung für die Verwaltung des Karlsruher Passes und des Karlsruher Kinderpasses konzipiert und angeboten. Sie war als Nachfolgelösung für eine bestehende Access-Datenbank gedacht, die nicht mehr sinnvoll weiterentwickelt werden konnte.

Im Mittelpunkt standen eine übersichtliche Verwaltung von Familien- und Personendaten, die Unterstützung zentraler Arbeitsabläufe bei Ausgabe und Verlängerung der Pässe, die Erstellung von PDF-Dokumenten, die Ausgabe von Gutscheinen, differenzierte statistische Auswertungen sowie eine Rollen- und Rechteverwaltung.

1.1 Programmkontext

Der Karlsruher Pass ermöglicht Menschen mit geringem Einkommen sowie Kindern und Familien die Teilhabe an Angeboten in Bereichen wie Freizeit, Kultur, Bildung und Mobilität (z. B. KVV-Vergünstigungen, Zoo, Bäder, Kurse) mit Ermäßigungen bzw. teils komplette Kostenerstattung. Der Pass gilt in der Regel zwölf Monate und kann jährlich verlängert werden; der Kinderpass adressiert Kinder und Jugendliche mit spezifischen Leistungen und Regeln.
Aktuelle Hinweise (z. B. zum Deutschlandticket mit Rabatt für Pass-Inhaber*innen) sind auf karlsruher-pass.de abrufbar.

1.2 Problemstellung

• Altsystem Microsoft Access, durch OS-Updates nicht mehr pflegbar.
• Bedarf an rollenbasiertem, internem Webzugang für jfbw-Mitarbeitende.
• Sichere, revisionsarme Prozesse für Pass-/Gutschein-Ausgabe und statistische Berichte.

1.3 Zielbild (Erstumsetzung 2020)

• Webanwendung ausschließlich für interne Mitarbeitende.
• Familienverwaltung als zentraler Einstieg.
• Pass-Ausgabe/Verlängerung, Gutscheinausgabe, Statistik, Mitarbeitenden-Verwaltung.

2.1 Familienzentriertes Datenmodell

Familie als Organisationsanker:

• Personen gehören genau einer Familie an (Einzelpersonen = 1-Person-Familie).
• Dubletten-Bereinigung (Personenzusammenführung) mit Validierung.
• Familienoperationen: Aufsplitten, Zusammenführen, Personen verschieben.
• Such-/Filterfunktionen nach Familien-ID, Person, Nachname.

Mehrwert: Das Modell bildet realweltliche Fallkonstellationen (Patchwork, wechselnde Haushalte) ohne Over-Engineering ab, hält den Datenhaushalt sauber und unterstützt spätere Statistikdimensionen.

2.2 Pass-Lebenszyklus

Neuausstellung & Verlängerung mit systemseitig vorbelegten Start-/Enddaten und Regeln:

• Automatische Passart (Karlsruhe-Pass vs. Kinderpass) via Geburtsdatum.
• Eindeutige Passnummer (Validierung).
• Gültigkeitslogik (kein Überschneiden aktiver Pässe, definierte Sonderfälle beim Kinderpass).
• Nachweis-Upload (PDF)
• Bedruckung von Vordrucken über Direktdruck-Button (dazu lokaler Druck-Server)

Mehrwert: Reibungsarme Sachbearbeitung, konsistente Gültigkeiten und druckfähige Ausgabe ohne Medienbruch.

2.3 Statistik

• Zeitraumbezogene Summen aktiver Pässe nach Art, PLZ, Anspruchsgrundlage.
• Definition: Ein Pass zählt, wenn sich Gültigkeit und Auswertungszeitraum überschneiden.

Mehrwert: Planungssichere Kennzahlen für Berichtswesen und Haushalts-/Angebotssteuerung.

2.4 Mitarbeitende & Governance

• Rollen-/Rechteverwaltung, Aktivieren/Deaktivieren/Löschen.
• Audit: Ersteller*in / Erstelldatum, letzte Änderung (Person/Datum) an Familie/Person/Pass/Gutschein.
• Reassign gelöschter Accounts → Pseudo-Mitarbeiter „Gelöschter Mitarbeiter“.

Mehrwert: Nachvollziehbarkeit und Betriebssicherheit bei Personalwechsel.

3.1 Automatisches Löschen (DSGVO-Konformität)

• Dokumente: Löschung 10 Jahre nach Upload.
• Pässe & Gutscheine: Löschung 10 Jahre nach Ende der Gültigkeit.
• Anträge: Löschung 10 Jahre nach Erstellung.
• Personen/Familien: Familienweise Löschung, wenn keine Pässe/Anträge vorhanden und >3 Monate seit Erstellung; leere Familien täglich.
• Nächtlicher Job, statistische Historie bleibt stabil (Monate/Jahre werden nicht nachträglich „umgeschrieben“).

Mehrwert: Rechtssicherheit, Speicherhygiene und berechenbare Datenhaltungszyklen.

3.2 Stadtteil-Anreicherung via ArcGIS (Geo-Portal Stadt Karlsruhe)

• Auto-Erkennung von Stadtteil, PLZ, Stadt anhand Straße + Hausnummer (Vorausfüllung, manuell änderbar).
• Einmalige Massenanreicherung Bestand (> 50.000 Datensätze).
• Katalog: 27 Karlsruher Stadtteile.

Mehrwert: Geographische Präzision für Planung & Statistik – ohne manuelle Nachpflege.

3.3 Statistik 2.0 – multidimensional & pivot-ready

Auswertungen für frei wählbaren Zeitraum (Start-/Endmonat) und bis zu 5 Kriterien gleichzeitig, u. a.:

• Typ, Leistung (Anspruchsgrundlage), Alterskohorten (0–5, 6–17, 18–59, 60+),
• Geschlecht (w/m/d/unbekannt), Staatsangehörigkeit, Stadtteile,
• Neu vs. Verlängerung, Anzahl Erziehungsberechtigte/Kinder/Familienmitglieder.
  Export als Excel mit 3 Blättern: Zusammenfassung, Nach Jahren, Nach Monaten; Monatsabschlüsse frieren Kennzahlen nach 6 Monaten automatisch ein.

Mehrwert: Fachliche Tiefenschärfe und Pivot-Tauglichkeit für Ad-hoc-Analysen.

3.4 „Extras“ (Zusatzleistungen)

• Anlage aktiver/inaktiver Extras mit Varianten (z. B. „Das Fest: Fr/Sa/So“), Freitext-Hinweisen.
• Massenzuweisung an Familienmitglieder mit laufendem Pass; Duplikatschutz je Person.

Mehrwert: Schnelle, nachvollziehbare Vergabe zusätzlicher Berechtigungen.

3.5 Direkter Pass- & Gutschein-Druck (Komdruck IDP 2103)

• Web2Print/VM-Konfiguration inkl. exakter Maße/Orientierung.
• Treiber so eingestellt, dass schwarze IR-lesbare Sicherheitstinte korrekt verwendet wird.

Mehrwert: Medienbrüche minimieren, Fehldrucke reduzieren, Zeit sparen.

• Web-Only, Role-Based Access: interne Nutzung, Passwort-vergessen, sichere Session-Handhabung.
• Transparente Historie: wer/was/wann geändert – essentiell für Verwaltung & Audit.
• Kollisionsschutz: keine gleichzeitigen gültigen Pässe pro Person; Eindeutigkeit von Pass-/Gutscheinnummern.
• Batch-Jobs: nächtliches Auto-Löschen, Monatsabschlüsse.
• Datenqualität: Dubletten-Regeln, ArcGIS-gestützte Adress-Normalisierung.
• Reporting-Ready: Excel-Exports gezielt Pivot-fähig.
• Integrationsfähigkeit: REST-Schnittstellen (digitaler Pass), QR-Workflows; anschlussfähig an die Karlsruhe.App-Ökosystemidee.
• Betriebliche Klarheit: Abgrenzungen bewusst (kein Scanner/Spezialdrucker-Auto-Binding im Browser, kein Kassenbuch), um Komplexität zu vermeiden – und dort gezielt zu vertiefen, wo es Mehrwert stiftet (Direktdruck, Geocoding, Statistik).

• Vorauswahlen (z. B. Start/Ende, Adresse/Nachname bei Familienanlage) beschleunigen die Bearbeitung.
• Fehlerprävention durch Produktregeln statt „Fehlermeldungs-Flut“.
• Konsequente Einfachheit: Familien als Struktur – ohne redundante Stammdaten.
• PDF-Ausgaben für Pässe/Gutscheine passgenau für Vordrucke.
• Schnellsuche nach Familien-ID, Personenname, Nummern.

• Minimalprinzip: nur erforderliche Attribute, kein Pflichtfeld Geschlecht im Basissystem (später optional für Statistik 2.0).
• Aufbewahrungs- & Löschkonzept: automatisiert, prüfbar, dokumentierbar.
• Transparenz durch Änderungsprotokolle, Rechtemanagement.
• Datentransfer (digitale Pässe): Schnittstellen-Härtung, einmalige QRs, Ablaufautomatik.
• Betriebsmodell: externe, gesicherte Webanwendung, kein Zugriff auf Windows-Freigaben → Upload als Kopie (bewusste Entscheidung zugunsten Security & Nachvollziehbarkeit).

• Produktivität: deutlich schnellere Sachbearbeitung, weniger Medienbrüche.
• Datenqualität: weniger Dubletten, valide Gültigkeiten, vollständige Adresssätze mit Stadtteil.
• Berichtswesen: Pivot-taugliche Exporte
• Governance: klare Verantwortlichkeiten, Rechte, Historie; revisionsarm.
• Zukunftsfähigkeit: API-First-Denke und App-Integration als Perspektive.

Konzeption & Mitdenken

Wir übersetzen Fachlogik in robuste, wartbare Software: einfach, wo möglich – spezifisch, wo nötig. Familien-Zentrierung, Pass-Regeln, Extras: alles aus dem operativen Bedarf gedacht.

Lösungsorientiert

Statt alles-könnender Monolithen: bewusste Abgrenzungen und gezieltes Vertiefen, wenn es Nutzen bringt (Direktdruck, Geo-Anreicherung).

Auf dem Stand der Technik

• Sichere Web-Architektur, rollenbasiert, automatisierte Jobs.
• Schnittstellen-Design (digitaler Pass, QR-Flows) anschlussfähig an die Karlsruhe.App-Strategie.
• Data Governance (Löschroutinen) als eingebaute Compliance.
• Analyse-First: Excel-Exports, die wirklich Reporting ermöglichen.