Schulkindbetreuung für Kommunen

Verwaltung von Nachmittagsbetreuung für Grundschulkinder

Kommunen digitalisieren die komplette Organisation der Schulkindbetreuung – von der Anmeldung über die Platzvergabe bis zur Kommunikation zwischen Eltern, Schulen und Trägern. Das Ergebnis: Abläufe ohne Medienbrüche, klare Zuständigkeiten und spürbar weniger Aufwand. So bleibt mehr Zeit für gute Betreuung.

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SKiBB Karlsruhe

seit 2021

im Einsatz in Karlsruhe

42 Schulen

mit Angeboten zu Nachmittagsbetreuung, Mittagessen und Schulferienbetreuung

Senkrechtstart

in der ersten Woche 3.200 Kinder angemeldet, mit über 12.000 gebuchten Leistungen

Ziele und Nutzen

Alle Beteiligten auf einer Oberfläche

Eltern melden Kinder schnell und mobil an, Verwaltung und Träger behalten den Überblick, Schulen erhalten genau die Informationen, die sie brauchen.

  • Digitale Anmeldung für Eltern: einfach, schnell, mobil – inklusive Upload von Nachweisen
  • Einheitliches Portal für Verwaltung, Träger und Schulen mit derselben Datenbasis
  • Transparente Kommunikation mit klaren Statusanzeigen und automatischen Benachrichtigungen
  • Rollen und Rechte, die Verantwortung sauber abbilden
  • Exporte für Planung, Abrechnung und Reporting – auf Knopfdruck im richtigen Format
Karlsruhe-Logo

Referenz

Stadt Karlsruhe: SKiBB, das Portal

Im März 2026 ist SKiBB, das Schulkindbetreuungsportal für Karlsruhe, live gegangen. Damit werden Mittagessen, Nachmittags- und Ferienbetreuung für 42 Schulen verwaltet. Die Reservierungen bearbeiten das Schul- und Sportamt Karlsruhe, der Stadtjugendausschuss, die Stadtkirche Karlsruhe und einige Ortsverwaltungen (u. a. Durlach, Hohenwettersbach). Zum Start wurden über 12.000 Leistungen für über 3.200 Kinder gebucht.

Zu skibb.karlsruhe.de

Funktionen

Funktionen im Überblick

Alles, was du für eine verlässliche und skalierbare Schulkindbetreuung brauchst, ist bereits an Bord.

  • Elternportal: Registrierung, Online-Anmeldung, Nachweise und SEPA-Mandat – digital und nachvollziehbar
  • Gruppen und Modelle: Zeitmodelle, Gruppengrößen, Betreuungsschlüssel und Ferienregeln konfigurierbar
  • Platzvergabe: Wartelisten mit Vergabelogik nach kommunalen Kriterien
  • Kommunikation: Nachrichten an Eltern nach Gruppe oder Einrichtung, mit Vorlagen
  • Rollen und Rechte: jeder arbeitet im passenden Zugriffsumfang
  • Reporting und Exporte: CSV/XLS/PDF mit Filtern, Summen und Zeitreihen

Ablauf

Vom Antrag bis zur Betreuung

Die Prozesse sind klar geführt und für alle Seiten transparent. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt Entscheidungen.

  1. Antrag stellen Eltern erfassen Stammdaten, wählen Modell und Gruppe, laden Nachweise hoch
  2. Prüfung und Platzvergabe Unterlagen prüfen, Plätze regelbasiert vergeben, automatisch informieren
  3. Organisation Gruppenlisten, Anwesenheiten, Vertretungen und Dokumente zentral – kurzfristig anpassbar
  4. Kommunikation Infos je Gruppe oder Standort, Serienmails mit protokollierter Zustellung
  5. Auswertung Übersichten und Exporte für Statistik, Kostenstellen und Controlling

Rollen und Zugriffe

Jede Rolle sieht, was sie braucht

Nicht mehr und nicht weniger – so bleibt das System übersichtlich und sicher.

Verwaltung

Gesamtsteuerung, Platzvergabe, Reporting.

Träger und Leitungen

Eigene Einrichtungen, Gruppen, Personal.

Betreuungskräfte

Anwesenheiten und tagesaktuelle Informationen.

Schulen

Relevante Klassen- und Gruppeninfos im Blick.

Eltern

Anträge, Dokumente, Status und Nachrichten an einem Ort.

IT und Support

Benutzerverwaltung und technische Betreuung.

Technik und Betrieb

Technik, Datenschutz und Betrieb

Moderne Webtechnologie, hohe Sicherheitsstandards und ein verlässlicher Betrieb – gemacht für den öffentlichen Sektor.

  • Web-Anwendung responsiv für Desktop, Tablet und Smartphone
  • Rollenbasiertes Rechtesystem mit Protokollierung wichtiger Aktionen
  • DSGVO-konform, Hosting in europäischen Rechenzentren
  • Verschlüsselte Übertragung (TLS), regelmäßige Updates und Backups
  • Exporte und Schnittstellen: CSV/XLS/PDF sowie optionale Integrationen in Drittsysteme

Einführung und Support

Von der ersten Idee bis zum Regelbetrieb

Strukturiert, pragmatisch, mit kurzen Wegen.

  1. Kick-off Ziele, Rollen, Kriterien und Vorlagen festlegen
  2. Konfiguration Modelle, Gruppen, Einrichtungen und Formulare einrichten
  3. Schulung Verwaltung, Träger und Betreuungskräfte fit machen
  4. Pilotphase Testbetrieb, Feedback und Feinschliff
  5. Roll-out Go-live, Monitoring und laufender Support

Demo

Unverbindliche Demo anfragen

Gern zeigen wir dir die Lösung live in einer kurzen Online-Demo und besprechen Anforderungen, Rollenmodell und Exportbedarf. So siehst du in wenigen Minuten, wie deine Prozesse einfacher, transparenter und schneller laufen können.