Die Ferien-Plattform für Kommunen
Ferienprogramme online verkaufen und verwalten
Die praxisbewährte Komplettlösung für kommunale Ferienprogramme: ein nutzerfreundliches Buchungsfrontend für Eltern und ein leistungsfähiger Verwaltungsbereich für Träger und Verwaltung – mit Wartelisten, Kontingenten, Belegen und Exporten.
seit 2016
im produktiven Einsatz bei der Stadt Karlsruhe und laufend weiterentwickelt
Commodity
Software basiert auf WordPress und WooCommerce – Open Source, keine Lizenzgebühren
Optimiert
verkraftet Spitzen von 2.000 Buchungen in 45 Minuten
Für alle Beteiligten
Vorteile auf einen Blick
Für die Verwaltung
- Mandantenfähig, CI-anpassbar und mehrsprachig
- Automatisierte Belege, Zahlungserinnerungen und Exporte
- Wartelisten, Nachrücklogik, Kontingente (z. B. nach Geschlecht)
- Berichte und Statistiken für Steuerung und Abrechnung
Für Eltern
- Suche und Filter nach Ort, Ferienzeit, Alter, Preis und Anbieter
- Mehrere Kinder und Freizeiten in einem Warenkorb
- Gruppenwunsch für befreundete Kinder
- Übersichtliche Kommunikation und Dokumente per E-Mail
Für Anbieter
- Eigene und externe Angebote kombinierbar
- Flexible Termin- und Kontingentlogik
- Selbsterfassung nach Freigabe durch die Kommune
- Exporte (CSV/XLS) für Planung und Abrechnung
Shop
Freizeiten online verkaufen
Der Shop ist vollständig in WordPress/WooCommerce integriert und passt sich dem kommunalen Erscheinungsbild an (Logo, Schriften, Farben). Angebote lassen sich vorbereiten, geplant veröffentlichen und nach Ablauf automatisch deaktivieren.
- Angebotstypen: ein- und mehrtägige Freizeiten (mit oder ohne Übernachtung), Tickets (z. B. Schwimmbad)
- Eigene und externe Angebote: Fremdangebote führen klar gekennzeichnet zum externen Anbieter
- Filter: Anbieter, Ort, Ferienzeit, Alter, Preis
- Kontingente: z. B. nach Geschlecht bei Übernachtungsfreizeiten
- Gruppen: Freundesgruppen zusammen buchen
- Wartelisten: pro Angebot automatisch aktivierbar
- Warenkorb: mehrere Kinder und Freizeiten; Lebensdauer und Anzahl gleichzeitiger Angebote konfigurierbar
- Besonderheiten: Allergien und Betreuungshinweise abfragen
- Kommunikation: Rundmails an Eltern, Newsletter
Im Einsatz
Zwei Städte, eine Plattform
Ferien-Portal der Stadt Karlsruhe
Seit 2016 betreiben wir das Portal für das Jugendfreizeit- und Bildungswerk Karlsruhe. Tausende Eltern buchen dort Ferienangebote für die Oster-, Sommer- und Herbstferien online.
Ferien-Portal der Stadt Mannheim
Auch die Stadt Mannheim bietet ihr Ferienprogramm über die Plattform an – im eigenen Erscheinungsbild.
Backoffice
Buchungen und Teilnehmer verwalten
Das Backoffice unterstützt Sachbearbeitung und Träger bei allen Arbeitsschritten – von der Reservierung bis zur Abrechnung. Die Kommunikation mit Eltern ist gezielt und nachverfolgbar.
- Reservierungen nach Zahlungseingang in feste Buchungen wandeln
- Sammel-E-Mails an Eltern bestimmter Angebote
- Stornokosten konfigurierbar, Wartelisten gezielt informieren
- Teilnehmer- und Ausgabelisten, Teilnehmerkarten
- Druckfunktionen, auch für Dokumentendrucker
- Exporte (CSV/XLS) für Auswertungen
Buchhaltung
Zahlungen, Belege und Buchhaltung
Belege entstehen automatisch als PDF und gehen per E-Mail raus – CI-konform und revisionssicher. Offene Posten, Zuschüsse und Kassen lassen sich bequem verwalten; Exporte speisen bestehende Buchhaltungssysteme (aktuell CSV, auf Wunsch individuell angepasst).
- Zahlungserinnerungen einzeln oder gesammelt versenden
- Zuschüsse (z. B. BuT) konfigurieren und Buchungen zuordnen
- Gutscheine erstellen und als Zahlungsmittel erlauben
- Kassen (bar und Gutscheine) führen und abschließen
- Buchungskonten verwalten und exportieren
- Exporte für Drittsysteme (CSV/XLS, individuell erweiterbar)
Technik und Betrieb
Technik, Betrieb und Datenschutz
Wir hosten das System in unserer Infrastruktur. Die Plattform basiert auf einer bewährten Standardbasis und wird für den Einsatzzweck optimiert. Betrieb und Betreuung übernimmt SaaS Web – mit Fokus auf Sicherheit, Verfügbarkeit und DSGVO-Konformität.
- Hosting: eigene VM (OpenStack Public Cloud oder VMware Private Cloud)
- System: WordPress CMS und WooCommerce als Shop-Kern
- Theme: SaaS-Web-Theme, fähig für das kommunale CI
- Verwaltung: über das Theme und ein SaaS-Web-Plugin
- Erweiterungen: zusätzliche Funktionen über WordPress-Add-ons
- Datenschutz: DSGVO-konform, europäische Rechenzentren, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
- Barrierefreiheit: an WCAG und BITV orientierte Umsetzung im Frontend
Einführung
In fünf Schritten zum Go-live
- Kick-off und CI Branding, Struktur, Rollenmodell
- Datenübernahme Angebote, Stammdaten, optional historische Buchungen
- Schulung Redaktion, Sachbearbeitung, Kassenführung
- Testbetrieb Pilotphase mit ausgewählten Angeboten
- Go-live Betrieb, Monitoring, Support und SLA
SaaS-Anfrage
Demo anfragen
Gern zeigen wir die Plattform in einer kurzen Online-Demo und besprechen die Anforderungen.