La plateforme de séjours pour les communes
Vendre et gérer des programmes de vacances en ligne
La solution complète éprouvée pour les programmes de vacances communaux : un frontal de réservation convivial pour les parents et une zone d’administration puissante pour les organisateurs et l’administration – avec listes d’attente, contingents, justificatifs et exportations.
depuis 2016
en utilisation productive par la ville de Karlsruhe et en développement continu
Produit standard
Logiciel basé sur WordPress et WooCommerce – Open Source, pas de frais de licence
Optimisé
supporte des pics de 2 000 réservations en 45 minutes
Pour toutes les parties prenantes
Avantages en un coup d’œil
Pour l’administration
- Multi-locataire, personnalisable CI et multilingue
- Justificatifs, rappels de paiement et exportations automatisés
- Listes d’attente, logique de repêchage, contingents (par ex. par sexe)
- Rapports et statistiques pour le pilotage et la facturation
Pour les parents
- Recherche et filtres par lieu, période de vacances, âge, prix et prestataire
- Plusieurs enfants et activités de loisirs dans un seul panier
- Demande de groupe pour les enfants amis
- Communication et documents clairs par e-mail
Pour les prestataires
- Offres propres et externes combinables
- Logique flexible de dates et de contingents
- Auto-saisie après validation par la commune
- Exportations (CSV/XLS) pour la planification et la facturation
Boutique
Vendre des activités de loisirs en ligne
La boutique est entièrement intégrée à WordPress/WooCommerce et s’adapte à l’image de marque communale (logo, polices, couleurs). Les offres peuvent être préparées, publiées selon un calendrier et désactivées automatiquement après expiration.
- Types d’offres : activités de loisirs d’un ou plusieurs jours (avec ou sans hébergement), billets (par ex. piscine)
- Offres propres et externes : les offres tierces sont clairement identifiées et mènent au prestataire externe
- Filtres : prestataire, lieu, période de vacances, âge, prix
- Contingents : par ex. par sexe pour les séjours avec hébergement
- Groupes : réserver des groupes d’amis ensemble
- Listes d’attente : activables automatiquement par offre
- Panier : plusieurs enfants et activités de loisirs ; durée de vie et nombre d’offres simultanées configurables
- Particularités : demander les allergies et les instructions de prise en charge
- Communication : e-mails groupés aux parents, newsletter
En action
Deux villes, une plateforme
Portail de vacances de la ville de Karlsruhe
Depuis 2016, nous gérons le portail pour le service jeunesse et éducation de Karlsruhe. Des milliers de parents y réservent en ligne des offres de vacances pour les vacances de Pâques, d’été et d’automne.
Portail de vacances de la ville de Mannheim
La ville de Mannheim propose également son programme de vacances via la plateforme – avec sa propre image de marque.
Back-office
Gérer les réservations et les participants
Le back-office assiste les gestionnaires et les organisateurs dans toutes les étapes de travail – de la réservation à la facturation. La communication avec les parents est ciblée et traçable.
- Convertir les réservations en confirmations après réception du paiement
- Envoyer des e-mails groupés aux parents d’offres spécifiques
- Frais d’annulation configurables, informer spécifiquement les listes d’attente
- Listes de participants et de dépenses, cartes de participants
- Fonctions d’impression, y compris pour les imprimantes de documents
- Exportations (CSV/XLS) pour les analyses
Comptabilité
Paiements, justificatifs et comptabilité
Les justificatifs sont générés automatiquement au format PDF et envoyés par e-mail – conformes à l’image de marque et auditable. Les postes ouverts, les subventions et les caisses peuvent être gérés facilement ; les exportations alimentent les systèmes comptables existants (actuellement CSV, personnalisable sur demande).
- Envoyer des rappels de paiement individuellement ou en masse
- Configurer les subventions (par ex. BuT) et les attribuer aux réservations
- Créer des bons et les autoriser comme moyen de paiement
- Gérer et clôturer les caisses (espèces et bons)
- Gérer et exporter les comptes de réservation
- Exportations pour les systèmes tiers (CSV/XLS, extensible individuellement)
Technique et exploitation
Technique, exploitation et protection des données
Nous hébergeons le système dans notre infrastructure. La plateforme est basée sur une base standard éprouvée et est optimisée pour son usage. L’exploitation et la maintenance sont assurées par SaaS Web – avec un accent sur la sécurité, la disponibilité et la conformité RGPD.
- Hébergement : VM propre (OpenStack Public Cloud ou VMware Private Cloud)
- Système : CMS WordPress et WooCommerce comme cœur de boutique
- Thème : Thème SaaS-Web, compatible avec l’image de marque communale
- Administration : via le thème et un plugin SaaS-Web
- Extensions : fonctions supplémentaires via des add-ons WordPress
- Protection des données : conforme au RGPD, centres de données européens, contrat de traitement des données (AVV)
- Accessibilité : implémentation orientée WCAG et BITV dans le frontal
Introduction
En cinq étapes vers le Go-live
- Lancement et CI Branding, structure, modèle de rôles
- Reprise des données Offres, données de base, réservations historiques optionnelles
- Formation Rédaction, gestion, tenue de caisse
- Phase de test Phase pilote avec des offres sélectionnées
- Mise en service Exploitation, surveillance, support et SLA
Demande SaaS
Demander une démo
Nous serons ravis de te présenter la plateforme lors d’une courte démo en ligne et de discuter de tes besoins.