Le Pass de Karlsruhe – Un exemple pratique de modernisation logicielle réussie

En collaboration avec le jfbw (Jugendfreizeit- und Bildungswerk Karlsruhe), nous avons conçu et proposé en 2020 une application web pour la gestion du Pass de Karlsruhe et du Pass Enfant de Karlsruhe. Elle était destinée à remplacer une base de données Access existante, qui ne pouvait plus être développée de manière pertinente.

L’accent a été mis sur une gestion claire des données des familles et des personnes, le support des processus clés lors de la délivrance et du renouvellement des passes, la génération de documents PDF, l’émission de bons, des analyses statistiques différenciées ainsi qu’une gestion des rôles et des droits.

1.1 Contexte du programme

Le Pass de Karlsruhe permet aux personnes à faibles revenus ainsi qu’aux enfants et aux familles de participer à des offres dans des domaines tels que les loisirs, la culture, l’éducation et la mobilité (p. ex. réductions KVV, zoo, piscines, cours), avec des réductions ou, dans certains cas, un remboursement intégral des coûts. Le pass est généralement valable douze mois et peut être renouvelé chaque année ; le Pass Enfant s’adresse aux enfants et aux adolescents avec des prestations et des règles spécifiques.
Les informations actuelles (p. ex. sur le Deutschlandticket avec réduction pour les titulaires du pass) sont disponibles sur karlsruher-pass.de.

1.2 Problématique

• Ancien système Microsoft Access, plus maintenable en raison des mises à jour de l’OS.
• Besoin d’un accès web interne, basé sur les rôles, pour les collaborateurs du jfbw.
• Processus sécurisés, avec peu d’audit, pour l’émission de passes/bons et les rapports statistiques.

1.3 Cible (première mise en œuvre 2020)

• Application web réservée exclusivement aux collaborateurs internes.
• Gestion des familles comme point d’entrée central.
• Émission/renouvellement des passes, émission de bons, statistiques, gestion des collaborateurs.

2.1 Modèle de données centré sur la famille

Famille comme ancrage organisationnel :

• Les personnes appartiennent à une seule famille (personnes seules = famille d’une personne).
• Nettoyage des doublons (fusion de personnes) avec validation.
• Opérations sur les familles : scinder, fusionner, déplacer des personnes.
• Fonctions de recherche/filtre par ID de famille, personne, nom de famille.

Valeur ajoutée : le modèle reflète des cas réels (familles recomposées, foyers changeants) sans sur-ingénierie, maintient des données propres et soutient les dimensions statistiques ultérieures.

2.2 Cycle de vie du pass

Nouvelle émission & renouvellement avec dates de début/fin préremplies côté système et règles :

• Type de pass automatique (Pass de Karlsruhe vs Pass Enfant) via la date de naissance.
• Numéro de pass unique (validation).
• Logique de validité (pas de chevauchement de passes actifs, cas particuliers définis pour le Pass Enfant).
• Téléversement de justificatifs (PDF)
• Impression de formulaires préimprimés via un bouton d’impression directe (avec serveur d’impression local)

Valeur ajoutée : traitement fluide, validités cohérentes et émission imprimable sans rupture de média.

2.3 Statistiques

• Totaux, par période, des passes actifs par type, code postal, base de droit.
• Définition : un pass est comptabilisé si sa validité chevauche la période d’analyse.

Valeur ajoutée : indicateurs fiables pour le reporting et le pilotage budgétaire/de l’offre.

2.4 Collaborateurs & gouvernance

• Gestion des rôles/droits, activer/désactiver/supprimer.
• Audit : créateur·rice / date de création, dernière modification (personne/date) sur famille/personne/pass/bon.
• Reassign des comptes supprimés → pseudo-collaborateur « Collaborateur supprimé ».

Valeur ajoutée : traçabilité et sécurité d’exploitation lors des changements de personnel.

3.1 Suppression automatique (conformité RGPD)

• Documents : suppression 10 ans après le téléversement.
• Passes & bons : suppression 10 ans après la fin de validité.
• Demandes : suppression 10 ans après la création.
• Personnes/familles : suppression par famille s’il n’existe aucun pass/demande et >3 mois se sont écoulés depuis la création ; familles vides : quotidiennement.
• Tâche nocturne, l’historique statistique reste stable (les mois/années ne sont pas « réécrits » a posteriori).

Valeur ajoutée : sécurité juridique, hygiène de stockage et cycles de conservation des données prévisibles.

3.2 Enrichissement par quartier via ArcGIS (Geo-Portal Ville de Karlsruhe)

• Détection automatique du quartier, du code postal, de la ville à partir de la rue + numéro (préremplissage, modifiable manuellement).
• Enrichissement de masse unique de l’existant (> 50.000 enregistrements).
• Catalogue : 27 quartiers de Karlsruhe.

Valeur ajoutée : précision géographique pour la planification & les statistiques – sans mise à jour manuelle.

3.3 Statistiques 2.0 – multidimensionnelles & prêtes pour les tableaux croisés

Analyses sur une période librement choisie (mois de début/fin) et jusqu’à 5 critères simultanément, notamment :

• Type, prestation (base de droit), cohortes d’âge (0–5, 6–17, 18–59, 60+),
• Genre (h/f/d/inconnu), nationalité, quartiers,
• Nouveau vs renouvellement, nombre de responsables légaux/enfants/membres de la famille.
  Export Excel avec 3 onglets : Résumé, Par années, Par mois ; les clôtures mensuelles figent automatiquement les indicateurs après 6 mois.

Valeur ajoutée : finesse d’analyse métier et compatibilité tableaux croisés pour des analyses ad hoc.

3.4 « Extras » (prestations supplémentaires)

• Création d’extras actifs/inactifs avec variantes (p. ex. « Das Fest : ven/sam/dim »), avec des notes en texte libre.
• Affectation en masse aux membres de la famille disposant d’un pass en cours ; protection contre les doublons par personne.

Valeur ajoutée : attribution rapide et traçable de droits supplémentaires.

3.5 Impression directe des passes & bons (Komdruck IDP 2103)

• Configuration Web2Print/VM incluant des dimensions/orientations exactes.
• Pilotes configurés pour que l’encre de sécurité noire lisible IR soit utilisée correctement.

Valeur ajoutée : minimiser les ruptures de média, réduire les impressions erronées, gagner du temps.

• Web-only, accès basé sur les rôles : usage interne, mot de passe oublié, gestion sécurisée des sessions.
• Historique transparent : qui/quoi/quand a été modifié – essentiel pour l’administration & l’audit.
• Protection contre les collisions : pas de passes valides simultanément par personne ; unicité des numéros de pass/bon.
• Tâches batch : suppression automatique nocturne, clôtures mensuelles.
• Qualité des données : règles de doublons, normalisation des adresses assistée par ArcGIS.
• Prêt pour le reporting : exports Excel conçus pour les tableaux croisés.
• Capacité d’intégration : interfaces REST (pass numérique), workflows QR ; compatible avec l’idée d’écosystème Karlsruhe.App.
• Clarté opérationnelle : délimitations assumées (pas de liaison automatique navigateur ↔ scanner/imprimante spécialisée, pas de livre de caisse) afin d’éviter la complexité – et approfondir de manière ciblée là où cela crée de la valeur (impression directe, géocodage, statistiques).

• Présélections (p. ex. début/fin, adresse/nom lors de la création d’une famille) accélèrent le traitement.
• Prévention des erreurs via des règles produit plutôt qu’une « avalanche de messages d’erreur ».
• Simplicité cohérente : la famille comme structure – sans données de référence redondantes.
• Sorties PDF pour les passes/bons, parfaitement adaptées aux formulaires préimprimés.
• Recherche rapide par ID de famille, nom de personne, numéros.

• Principe de minimisation : uniquement les attributs nécessaires, aucun champ obligatoire « genre » dans le système de base (optionnel plus tard pour Statistiques 2.0).
• Concept de conservation & suppression : automatisé, vérifiable, documentable.
• Transparence via des journaux de modification, gestion des droits.
• Transfert de données (passes numériques) : durcissement des interfaces, QR uniques, expiration automatique.
• Modèle d’exploitation : application web externe sécurisée, aucun accès aux partages Windows → téléversement sous forme de copie (décision assumée en faveur de la sécurité & de la traçabilité).

• Productivité : traitement nettement plus rapide, moins de ruptures de média.
• Qualité des données : moins de doublons, validités fiables, adresses complètes avec quartier.
• Reporting : exports compatibles tableaux croisés
• Gouvernance : responsabilités, droits et historique clairs ; peu d’audit.
• Pérennité : approche API-first et intégration applicative comme perspective.

Conception & réflexion

Nous traduisons la logique métier en logiciels robustes et maintenables : simples quand c’est possible, spécifiques quand c’est nécessaire. Centrage sur la famille, règles de pass, extras : tout est pensé à partir des besoins opérationnels.

Orienté solutions

Plutôt que des monolithes capables de tout : des délimitations assumées et un approfondissement ciblé quand cela apporte de la valeur (impression directe, enrichissement géographique).

À la pointe de la technologie

• Architecture web sécurisée, basée sur les rôles, tâches automatisées.
• Conception d’interfaces (pass numérique, flux QR) compatible avec la stratégie Karlsruhe.App.
• Data Governance (routines de suppression) comme conformité intégrée.
• Analyse-first : des exports Excel qui permettent réellement le reporting.