WordPress: PDF aus Formulardaten generieren kinderleicht

Geplanter Ablauf: der Kunde besucht die vorgegebene Website, z. B. https://sepa-mandat.meine-website.tld und gibt dort ein Passwort ein, um auf die gewünschte Seite zu gelangen. Dort findet er alle notwendigen Informationen und ein Formular, um sein Mandat zu erteilen. Er soll im Anschluss die eingegebenen Daten als PDF runterladen können. Wir als Betreiber möchten informiert werden, dass der Kunde das Formular ausgefüllt hat und die Daten speichern (insbesondere Datum der Erteilung da beispielsweise für Online Banking für Lastschrift Erstellung benötigt).

Für dieses kleine Projekt werden wir Folgendes umsetzen:

• Mini WordPress Website (1 Seite) erstellen mit Informationen zu SEPA und Formular
• Formular mit Gravity Forms erstellen
• Formular- und PDF-Einstellungen vornehmen

Wir nutzen Gravity Forms, weil es ein wirklich einfach zu nutzendes Plugin ist. Es ist zwar kostenpflichtig (Stand 2026: ab 59 US-Dollar pro Jahr für eine Website, eine kostenlose Version gibt es nicht), jedoch für SaaS Web Kunden im Premium-Tarif des Managed WordPress Hostings kostenfrei inklusive. Mit Gravity Forms lassen sich Formulare – auch komplexe – per Drag & Drop erstellen. Ich möchte nicht unerwähnt lassen, dass es auch kostenfreie Formular-Plugins gibt wie z. B. Contact Form 7.

Ich gehe davon aus, dass die Einrichtung einer WordPress Website kein Problem ist – sonst kannst du auch gerne die Agentur des Vertrauens fragen 😉

Hier geht es nicht um die nahtlose Integration in eine bestehende Website bzw. Übernahme der Corporate Identity. Dafür sind weitere Schritte notwendig, jedoch abhängig von der bereits eingesetzten Technologie…

Die Startseite wird als statische Seite gesetzt (Einstellungen > Lesen > Deine Homepage zeigt: Eine statische Seite – Beitragsseite lassen wir leer) und bearbeitet. Den Passwortschutz setzen wir schon mal gleich: rechts in der Seitenleiste unter „Status“ (in älteren WordPress-Versionen „Sichtbarkeit“) den Punkt Passwortgeschützt auswählen, und ein Passwort festlegen. Gleich mal aktualisieren/veröffentlichen, dann ist diese Einstellung schon mal festgelegt.

Stand 2026 zum Datenschutz: Da hier Bankdaten erfasst werden, läuft die Seite selbstverständlich nur über HTTPS, und am Formular gehört ein Hinweis auf deine Datenschutzerklärung. Lege außerdem fest, wie lange die Einträge gespeichert bleiben (Gravity Forms: Formulareinstellungen, Bereich „Persönliche Daten“). Der Passwortschutz von WordPress ist nur ein einfacher Zugangsschutz.

Ich benutze gerne den (kostenlosen) Page Builder von SiteOrigin, weil er schlicht ist und dennoch sehr individuelle Layouts ermöglicht. Außerdem integriert er sich bestens in allen möglichen Themes und bestehenden WordPress Installationen. Füttern tut man ihn mit Widgets, weshalb sich auch wunderbar Plugins nutzen lassen, die nicht zwingend für SiteOrigin entwickelt wurden. (Stand 2026: Der Page Builder wird weiterhin gepflegt; ein einfaches Layout wie dieses lässt sich heute aber auch ohne Zusatz-Plugin mit dem Spalten-Block des WordPress-Block-Editors bauen.)

Für unser Projekt erstelle ich 2 Zeilen, die erste um eine einfache Einleitung für den Kunden anzuzeigen, die andere mit den tatsächlichen Inhalten. Die zweite Zeile wird in 2 Spalten geteilt, die linke mit dem Formular und die rechte mit unseren Firmeninformationen.

Um das Formular in der linken Spalte anzuzeigen habe ich 2 Optionen: entweder ich nutze das Gravity Forms widget oder schreibe den Shortcode in ein Editor Widget. Ich habe mich für die zweite Option entschieden. So oder so, wir müssen nun ein Formular erstellen.

Per Drag & Drop erstellen wir also unser Formular: Firma, Vor- und Nachname, Adresse, IBAN, SWIFT/BIC (im SEPA-Raum seit 2016 nicht mehr zwingend nötig, daher optional) und Name des Kreditinstituts. Um eine IBAN auch semantisch zu prüfen, gibt es auch eine Extension: Gravity Forms IBAN (kostenfrei). Das Plugin erstellt ein Feld des Typs IBAN, dagegen wird die Nutzereingabe geprüft. Stand 2026: Das Plugin wurde seit 2015 nicht mehr aktualisiert und nur bis WordPress 4.2 getestet – für neue Projekte raten wir davon ab. Eine IBAN-Prüfung lässt sich auch mit wenigen Zeilen Code über den Gravity-Forms-Filter gform_field_validation umsetzen. Nachdem das Formular fertig eingerichtet ist, wird der Shortcode in das Editor Widget eingefügt:

Neben den Feldern, die in dem Bestätigungstext wieder ausgegeben werden sollen, erstellen wir einen Link, den der Nutzer anklicken kann. Das geht am einfachsten mit dem Shortcode von Gravity PDF:
[gravitypdf id="DEINE-PDF-ID" text="DOWNLOAD PDF" class="pdf-download-button"]
Die PDF-ID und den fertigen Shortcode findest du in den PDF-Einstellungen des erstellten Formulars (Formular > Einstellungen > PDF). Stand 2026: Der früher an dieser Stelle gezeigte Link im Format ?gf_pdf=1&fid=… stammt aus Gravity PDF 3 und wird mit Gravity PDF 7 abgeschaltet.

In diesem Beispiel sind wir den schnellen Weg gegangen: keine Sondereinstellungen, keine Komplikationen. Es gibt mit dem PDF Plugin zahlreiche Optionen, um das PDF zu formatieren und stylen etc. Dazu liest du dir lieber selbst die Dokumentation von Gravity PDF durch. Das Plugin selbst ist kostenlos, zusätzliche PDF-Vorlagen und Erweiterungen gibt es kostenpflichtig.

Wie bereits in dem Artikel erwähnt, ist Gravity Forms im Premium-Tarif unseres Managed WordPress Hostings kostenfrei inklusive. Dort kannst du auch andere lizenzpflichtige Plugins kostenfrei einsetzen, etwa: WPML (Plugin für Mehrsprachigkeit), SearchWP (überarbeitete Suchfunktion für WordPress) oder Newsletter Pro (u. a. WooCommerce Integration für Newsletter). Hier findest du unsere Managed WordPress Hosting Angebote.