On le sait depuis l’école : le travail de groupe peut être efficace et plaisant – ou alors il ne démarre jamais et ne produit que de la frustration. Il en va de même pour la communication par e-mail. Cet article présente les points de vigilance lors du choix d’un logiciel de groupware et ce que le marché propose en termes de solutions open source.
La possibilité d’entrer en contact avec le monde entier par e-mail constitue l’une des plus grandes avancées de la communication moderne. Un simple ordinateur avec une connexion Internet suffit. Des programmes de messagerie gratuits ou intégrés tels que Google Mail, Outlook, Yahoo, Web.de, GMX et d’autres se chargent du reste. Le « gratuit » a bien sûr un prix : l’utilisateur est gratifié d’e-mails publicitaires, les sites web correspondants sont surchargés de publicités, et la communication par e-mail est partiellement ou totalement transmise à des tiers, qui exploitent ensuite ce trésor de données et de contacts à leurs propres fins.
Dans le milieu professionnel, Google et consorts sont plus rares – mais cela est en train de changer. Google, en particulier, jouit d’une popularité croissante en entreprise avec sa G Suite (anciennement Google Apps). Pour le reste, le leader du marché Microsoft Outlook/Exchange domine, tandis que Lotus Notes d’IBM peut presque être considéré comme un vestige des débuts d’Internet.
Largement répandu – mais sans alternative ?
Malgré cette domination évidente, il existe de nombreuses et excellentes raisons de ne pas miser sur Outlook et Exchange pour sa messagerie :
- Le prix de la licence est assez élevé.
- Les utilisateurs de Linux doivent utiliser un autre client de messagerie, car Outlook ne prend pas en charge ce système. Et comme Exchange ne révèle ses atouts qu’avec Outlook, on peut tout à fait utiliser un système de messagerie alternatif qui ne repose pas sur Exchange.
- Outlook gratifie ses utilisateurs d’une nouvelle interface de menus tous les deux ou trois ans, juste au moment où l’on s’était habitué à l’ancienne. De plus, le système est assez lent et comparativement complexe.
- Enfin, un problème spécifique se pose aux prestataires : la gestion d’un serveur Exchange impose impérativement l’exploitation d’un serveur Windows – un véritable « No Go » : système d’exploitation propriétaire, lourd, peu flexible, coûteux et tendanciellement peu sûr.
La bonne nouvelle : il existe des alternatives, notamment dans l’univers de l’open source. Les plus connues sont :
Définition du groupware
Jetons d’abord un coup d’œil à la définition « officielle Wikipédia » du terme : on appelle groupware ou logiciel de groupe (également logiciel collaboratif) un logiciel destiné à soutenir la collaboration au sein d’un groupe malgré la distance temporelle et/ou spatiale. Le groupware est la mise en œuvre des bases théoriques du travail de groupe assisté par ordinateur (Computer Supported Cooperative Work, abréviation CSCW) dans une application concrète. Parfois, des composants matériels sont également inclus dans un groupware.
La règle d’or est la suivante : un groupware est tout ce que Microsoft Exchange sait faire. Il est donc très facile de vérifier si un système alternatif convient. Il doit simplement posséder les fonctionnalités présentes dans Exchange.
Messages, rendez-vous, adresses
Pour que le soutien au travail d’équipe mentionné soit utile et efficace, la solution de groupware doit couvrir trois domaines :
- E-mail ou Webmail ; Webmail de préférence avec une interface utilisateur responsive afin que le logiciel puisse être utilisé sur tous les terminaux. Calendrier avec gestion des rendez-vous ou calendrier Web, incluant une possibilité de synchronisation sur d’autres appareils et
- Fonction de tâches/notes
- Carnet d’adresses, également avec possibilité de synchronisation
Webmail
La liste de contrôle pour la section Webmail du logiciel de groupware devrait inclure ces fonctionnalités :
- Interface utilisateur simple et intuitive en Responsive Design
- Lire, écrire, répondre et transférer des e-mails
- Créer des profils et définir des signatures
- Configurer des dossiers, définir des marqueurs personnalisés, créer des filtres
- Générer des réponses automatiques (messages d’absence)
- Fonction de recherche
- Gestion de liste blanche, liste noire et filtre anti-spam
Calendrier et synchronisation (CalDAV)
En ce qui concerne le calendrier et les rendez-vous, il convient de rechercher les fonctions et possibilités d’utilisation suivantes :
- Créer des entrées de calendrier
- Créer des événements ponctuels
- Configurer des répétitions et des règles d’exception
- Fonction de rappel
- Envoyer et recevoir des invitations
- Synchroniser les informations sur d’autres terminaux et logiciels
- Intégration de terminaux mobiles sous Android et/ou iOS (iPhone)
- Utilisable avec Outlook, Thunderbird, Mac (Mail/iCal) et d’autres clients
Carnet d’adresses et synchronisation (CardDAV)
En ce qui concerne les contacts de communication, ces fonctionnalités font partie d’une solution de groupware digne de ce nom :
- Enregistrer et gérer les contacts
- Synchroniser les informations sur d’autres terminaux et logiciels
- Intégration de terminaux mobiles sous Android et/ou iOS (iPhone)
- Utilisable avec Outlook, Thunderbird, Mac (Mail/Carnet d’adresses) et d’autres clients
La fonction de tâches/notes n’est pas décrite plus en détail ici, car elle ressemble au calendrier en termes de technique et d’application.
Les spécificités à surveiller
Les sections précédentes ont présenté les indispensables qui doivent se trouver dans tout logiciel de groupware sérieux. En outre, certains produits apportent des fonctionnalités supplémentaires intéressantes qui méritent un examen plus approfondi. C’est particulièrement vrai pour la solution open source SOGo, pour laquelle nous avons développé une préférence particulière chez SaaS Web.
On y trouve notamment la fonction ActiveSync. Elle permet de configurer l’e-mail, le carnet d’adresses et le calendrier via un seul accès sur les terminaux iOS ou Android. Une fois ce « compte Exchange » créé, les calendriers et carnets d’adresses se retrouvent automatiquement dans les applications concernées et n’ont plus qu’à y être affichés, s’ils n’ont pas déjà été activés automatiquement.
La prise en charge des dossiers partagés (Shared Folders) est également une fonctionnalité à garder à l’esprit, et qui fait partie des fonctions de SOGo. « Shared Folder » signifie exactement ce que l’on suppose, à savoir un « dossier partagé ». Ici, une particularité du protocole IMAP (Internet Message Access Protocol) entre en jeu : via des listes de contrôle d’accès (ACL), on peut autoriser divers utilisateurs à accéder à un compte avec tous ses répertoires et sous-répertoires, et définir précisément qui a le droit de faire quoi. L’utilisateur A, par exemple, ne pourra que lire, l’utilisateur B pourra traiter les e-mails du sous-répertoire, tandis que l’utilisateur C bénéficiera d’un accès complet. Sur cette base, on peut régler de manière flexible la communication au sein du groupe et accomplir plus efficacement les tâches associées. La possibilité de marquer tous les e-mails lus comme tels ou de définir le statut individuellement pour chaque utilisateur est une autre fonctionnalité des dossiers partagés.
Conclusion
Même dans la brièveté de cet article, il apparaît clairement que les fonctionnalités professionnelles et variées des logiciels de groupware ne se trouvent plus uniquement chez les « suspects habituels ». Le domaine de l’open source a beaucoup évolué à cet égard, et il vaut la peine d’examiner de plus près l’offre de solutions sur le marché. Chez SaaS Web, nous suivons de près les évolutions et veillons à ce que tu obtiennes la solution la mieux adaptée à tes processus, exigences et souhaits individuels – n’hésite pas à nous contacter !
