WordPress: Newsletter verschicken

Der Installationsassistent bringt den Benutzer durch die Ersteinrichtung des Plugins (Schritte und Screenshots zeigen den Stand von 2017, in aktuellen Versionen sieht das anders aus). Diese Ersteinrichtung  ist sehr minimalistisch. Die Konfiguration der Sende-Technik (SMTP) oder Empfänger-Listen können später vorgenommen werden.

In diesem Schritt legt man die Absender Adresse fest und den Namen, den der Empfänger sieht.

Hier kannst du ein „Minimal-Formular“ konfigurieren, das als Widget in die Website platziert werden kann.

Dieser Screen informiert lediglich über den Status der Installation. Vermutlich gehört diese Seite zu denen die bald aus dem Wizard verschwinden 😉

Einfach eine Mailadresse eingeben – am Besten eine, zu der du Zugang hast.

In Schritt 2 wurde das Formular erstellt, nun kannst du das Widget über den Menüpunkt „Design > Widgets“ platzieren. Bei Block-Themes gibt es diesen Menüpunkt nicht mehr – dort fügst du das Formular z. B. mit dem Shortcode [newsletter_form] im Website-Editor ein. Du kannst diesen Schritt auch überspringen, wenn du die Einbindung später durchführen möchtest oder das Formular auf andere Weise einbauen.

So, das war’s. Am Besten nun auf Dashboard klicken und die Funktionen und Optionen des Plugins durchgehen.

Im Wizard haben wir die Absender-Adresse angegeben. Diese Mailadresse ist die, die der Empfänger in seinem Mailprogramm sieht. Darüber hinaus lassen sich 2 weitere Adressen einstellen:

1. Der Return Path: das ist die Bounce Adresse. Wenn das Mailsystem des vermeintlichen Empfängers nichts mit der Adresse anfangen kann, schickt das Mailsystem eine entsprechende Benachrichtigung an die hier angegebene Adresse
2. Die Reply-To Adresse: hier handelt es sich einfach um die Mailadresse, die automatisch eingesetzt wird, wenn ein Empfänger auf Antworten klickt.

Auf das Thema Lizenzschlüssel gehen wir später ein.

Wichtig: wenn du einen Mail Gateway Dienst nutzt, werden diese beiden Adressen (Return Path und Reply To) wohl möglich überschrieben. Die Adressen kannst du entweder direkt in dem Integrations-Plugin oder in dem Kunden-Interface des Mail Gateway Anbieters angeben. Mehr zu dem Thema gibt es in dem Abschnitt Spezialeinstellungen.

Auch wenn es nervig ist für 1.000 Empfänger mal 3 oder 4 Stunden zu benötigen: ohne deutlich größeren Aufwand (bzw. Budget) ist es gar nicht möglich bzw. sinnvoll mehr als 300-400 Mails pro Stunde auszuliefern. Die empfangenden Systeme sind meist so eingestellt, dass sie ab einer bestimmten Anzahl E-Mails pro Stunde alle weiteren eintreffenden E-Mails des ausliefernden Mailsystems automatisch als Spam flaggen und ggf. sogar bouncen (zurück schicken – an die Bounce-Adresse).

Das gilt für den Versand über den eigenen Webserver oder ein normales Postfach. Mit einem Versanddienst (Mail Gateway) sind laut Plugin-Dokumentation 10.000 Mails pro Stunde und mehr realistisch. Stand 2026 verlangen große Postfachanbieter wie Gmail und Yahoo von Newsletter-Versendern außerdem SPF, DKIM und DMARC für die Absender-Domain sowie eine Abmeldung mit einem Klick (List-Unsubscribe) – sonst landen die Mails im Spam oder werden abgelehnt.

Hier lassen sich verschiedene Einstellungen einrichten, z. B. Zugangsberechtigung zum Plugin für Editoren, Log Level (Sammeln von technischen Informationen), Debug Mode (wenn das Plugin nicht korrekt funktionieren sollte). Interessanter ist der Punkt Send email directly. Diese Option ist wichtig und der Zustand An/Aus hängt davon ab, wie die E-Mails tatsächlich verschickt werden sollen. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

1. Direkter Versand über WordPress: WordPress generiert nicht nur die E-Mails sondern verschickt sie selbst. Diese Option wird bei vielen Hostern problematisch sein, da oftmals WordPress so eingestellt wird, dass nur wenige E-Mails verschickt werden können. Die Gefahr des Missbrauchs durch eine gehackten WordPress Installation ist einfach zu groß.
2. Versand über Mail-Dienstleister und Plugin-Integration: anstatt direkt SMTP Zugangsdaten einzutragen wird die Mail Gateway Integration über ein eigenes Plugin erstellt.
3. SMTP Versand über ein Mail Gateway: hier kann über den Bereich SMTP ein Mail Gateway eingetragen werden, der den Versand übernimmt.Das heißt, dass die E-Mails vom Plugin generiert und an den angegebenen Server vermittelt werden.

Für die erste und zweite Option muss auf Send email directly auf On eingestellt werden, ansonsten auf No.

Analog zum Mail-Versand ist das Encoding nur von Bedeutung wenn WordPress selbst die Mails ausliefert. Wenn die Mails über einen anderen Dienstleister verschickt werden, kann über diesen das Encoding bestimmt werden. Die deutsche Übersetzung an der Stelle ist übrigens falsch (es steht Email Verschlüsselung anstatt Codierung).

Stand 2026: In aktuellen Versionen des Plugins sind diese Optionen anders benannt und angeordnet. Standardmäßig verschickt Newsletter über die Mailfunktion von WordPress; empfohlen wird ein SMTP-Plugin, die eingebaute SMTP-Funktion oder eines der Add-ons für Versanddienste.

Hier lassen sich Content-Elemente per Drag & Drop in das Template platzieren und anschließend mit Inhalt befüllen.

In diesem Schritt wird lediglich ein Titel festgelegt. Das ist der Betreff des Newsletters, das was der Empfänger zunächst sieht. Hier sollte man vorsichtig sein. Titel wie „Super Sale! Alles kostenlos“ etc. werden häufig als Spam wahrgenommen.

Standardmäßig sind alle Empfänger ausgewählt. Du kannst aber eine oder mehrere Listen (oder andere Kriterien) auswählen, um den Empfängerkreis genauer zu definieren. 

Hier geht es hauptsächlich darum das Tracking zu aktivieren – die Statistiken kann man anschließend in Echtzeit verfolgen – und um die Festlegung des Versandstarts (Datum und Uhrzeit).

Die Option Keep Private bzw. Privat halten bezieht sich auf die Nutzung der Erweiterung Public Archive (früher Newsletter Archive Extension) mit der ein Newsletter Archiv auf der Website angelegt werden kann. Die Newsletter, die privat sein sollen, werden dort nicht aufgeführt.

2017 unterstützte das Newsletter Plugin noch kein WPML; die Anmeldung im Checkout mit Sprach-Listen ließ sich nur über Anpassungen in der functions.php lösen. Stand 2026 unterstützt das Plugin WPML und Polylang offiziell (TranslatePress teilweise): Formulare und Texte lassen sich je Sprache übersetzen, und die Sprache der Abonnenten wird gespeichert. Details stehen in der Dokumentation zur Mehrsprachigkeit.